CRM, Faktura & Zeiterfassung in der CloudZeit. Belege. Kunden. Eine Cloud.
Die CRM-Software für kleine und mittlere Betriebe – mit Rechnungsprogramm, Zeiterfassung und Ticketsystem aus einem Guss.
Zeiterfassung, Faktura mit E-Rechnung, CRM, Ticketsystem, revisionssicheres Dokumentenarchiv, Lager und Buchhaltung greifen ineinander – mit einer Kundenkartei, einer Anmeldung und einem Ansprechpartner. Sie buchen nur die Module, die Sie wirklich brauchen.
- GoBD-konforme Belege
- ZUGFeRD & XRechnung
- 2-Faktor-Anmeldung
- Eigene Datenbank je Kunde
Ein System statt zehn Insellösungen.
Stempeluhr hier, Rechnungsprogramm dort, Tickets im Postfach und Belege im Aktenschrank? mein-crm.cloud bringt alles zusammen, was im Tagesgeschäft zusammengehört – und nimmt Ihnen dabei die lästigen Handgriffe ab.
Alles greift ineinander
Aus Ticketzeiten wird per Klick ein Lieferschein oder eine Rechnung, aus einer Verkaufschance ein Angebot, aus einer Eingangsrechnung im Archiv ein Buchungssatz. Daten werden einmal erfasst – und überall genutzt.
Rechtssicher von Haus aus
Festgeschriebene Belege nach GoBD, E-Rechnung im ZUGFeRD- und XRechnung-Format, revisionssicheres Archiv mit Aufbewahrungsfristen und lückenloses Änderungsprotokoll in der Zeiterfassung.
Modular und fair
Starten Sie mit einem Modul und schalten Sie weitere zu, wenn Ihr Betrieb wächst. Rechte lassen sich je Mitarbeiter und je Funktion fein steuern – jeder sieht genau das, was er braucht.
Sieben Bausteine. Eine Plattform.
Jedes Modul ist für sich vollwertig – vom Online-Rechnungsprogramm bis zur digitalen Zeiterfassung. Zusammen ergeben sie Ihre komplette Unternehmenssoftware.
Zeiterfassung
Digitale Stempeluhr am PC und auf dem Handy – mit Arbeitszeitkonten, Abwesenheiten und Monatsabschluss.
- Stempeln per Browser oder App-Verknüpfung
- Urlaub, Krank, Berufsschule, Zeitausgleich
- Monatsbericht als PDF per E-Mail
Faktura
Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen – mit E-Rechnung, Mahnwesen und Verträgen.
- ZUGFeRD und XRechnung 3.0
- Wiederkehrende Rechnungen aus Verträgen
- Artikel mit Kalkulation und Preisgruppen
CRM
Kontakthistorie, Aufgaben, Verkaufschancen und Kaltakquise – direkt an der Kundenkartei der Faktura.
- Pipeline mit Abschlusswahrscheinlichkeit
- Anruflisten mit Gesprächsleitfaden
- Mailings nach Tags
Tickets
Service-Desk mit E-Mail-Anbindung, Kanban-Board, Kundenportal, Terminbuchung und Bewertungen.
- E-Mails werden automatisch zu Tickets
- Servicebericht wird zur Rechnung
- Kundenportal mit Freigaben
Dokumente (DMS)
Revisionssicheres Archiv mit Texterkennung, Volltextsuche, automatischer Klassifizierung und Posteingang.
- Hash-verkettete Versionen und Protokolle
- OCR für Scans und Bilder
- Belege per E-Mail ins Archiv
Lager
Bestandsführung über mehrere Lagerorte mit Wareneingang, Umbuchungen, Inventur und Seriennummern.
- Eingangslieferscheine mit Scan
- Inventur mit Differenzbuchung
- Seriennummern je Artikel
Buchhaltung
Kontoumsätze per Online-Banking abrufen, mit Buchungsregeln zuordnen und auswerten: Buchungsjournal, Kontenplan, BWA, Summen- und Saldenliste und Einnahmen-Überschuss-Rechnung – mit Export an DATEV oder Lexware für Ihren Steuerberater.
- Kontoabruf über finAPI oder GoCardless Bank Account Data
- Auswertungen BWA, SuSa und EÜR
- Export an DATEV / Lexware
Wir beraten Sie persönlich.
Gemeinsam stellen wir die passenden Module zusammen – und richten alles für Sie ein.
Gemacht für den echten Arbeitsalltag.
Stempeln in Sekunden. Abrechnen ohne Zettelwirtschaft.
Ihre Mitarbeiter stempeln am Arbeitsplatz oder unterwegs über die mobile Seite – als Verknüpfung auf dem Startbildschirm wie eine App. Soll, Ist und Überstunden rechnet mein-crm.cloud minutengenau, inklusive Pausen, Feiertagen aller 16 Bundesländer und Abwesenheiten.
- Vier Arbeitszeitmodelle: feste Wochen- oder Tagesstunden, Gleitzeit mit Kernzeit, Stundenabrechnung
- Freigabe-Workflow: Urlaub, Korrekturen und Stammdatenänderungen gehen an Abteilungsleitung bzw. Personal
- Anwesenheitsübersicht in Echtzeit – wer ist da, wer ist im Urlaub, wer hat das Ausstempeln vergessen?
- Monatsabschluss schreibt Salden fest, der Monatsbericht kommt automatisch als PDF per E-Mail
- Optional GPS-Standort beim mobilen Stempeln, automatisches Ausstempeln und Höchstarbeitszeit je Tag
Vom Angebot zur bezahlten Rechnung – lückenlos.
Belege entstehen als frei änderbare Entwürfe und werden beim Festschreiben nummeriert und unveränderlich – genau wie die GoBD es verlangen. Jedes Dokument kennt seinen Vorgang: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Mahnung und Gutschrift auf einen Blick.
- E-Rechnung je Kunde: ZUGFeRD (EN 16931), XRechnung 3.0 oder klassisches PDF – fehlende Pflichtangaben werden angezeigt
- Verträge erzeugen wiederkehrende Rechnungen automatisch – mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Erinnerung
- Mahnwesen in drei Stufen, offene Posten mit Altersstruktur und Kreditlimit je Kunde
- Zahlungen mit Teilzahlung und Skonto, SEPA-Lastschrift über GoCardless, Abgleich mit BuchhaltungsButler
- Angebote per Link: Ihr Kunde sieht das Angebot online und nimmt es mit einem Klick an
Jeder Kontakt zählt. Keine Chance geht verloren.
Das CRM baut direkt auf der Kundenkartei der Faktura auf. Anrufe, E-Mails, Termine und Besuche landen in der Kontakthistorie – eingehende Anrufe über Placetel sogar automatisch.
- Verkaufschancen in einer Pipeline von „Neu“ bis „Gewonnen“ mit Abschlusswahrscheinlichkeit
- Kaltakquise: Anruflisten mit Gesprächsleitfaden, Ergebnis per Klick und automatischen Wiedervorlagen
- Aufgaben als Kanban-Board mit Prioritäten und Fälligkeiten
- Mailings an Kundengruppen nach Tags – inklusive Abmeldelink
- Umsatz nach Tags auswerten und Zielgruppen erkennen
Service, der Ihre Kunden begeistert.
Anfragen per E-Mail werden automatisch zu Tickets, Antworten gehen mit sauberem Verlauf zurück an alle Beteiligten. Ihre Kunden verfolgen ihre Anliegen im eigenen Kundenportal – und bewerten Ihren Service nach dem Abschluss.
- Liste und Kanban nach Status oder Bearbeiter – Karten per Drag-and-drop verschieben
- Zeiterfassung im Ticket: abrechenbare Zeiten werden beim Schließen zum Lieferschein oder zur Rechnung
- Terminbuchung: bis zu fünf Vorschläge, der Kunde wählt per Link – mit Kalendereintrag
- Ticketmaster und Freigabepflicht je Kundenfirma
- Bewertungen mit 1–5 Sternen und Auswertung je Bearbeiter und Thema
Papierlos – und trotzdem prüfungssicher.
Rechnungen, Verträge und Korrespondenz landen per Upload oder E-Mail im Posteingang, werden per Texterkennung lesbar und auf Wunsch automatisch klassifiziert. Jede Datei bleibt unverändert, jede Änderung wird protokolliert.
- Revisionssicher: hash-verkettete Versionen und Protokolle, Integritätsprüfung, Löschen erst nach Aufbewahrungsfrist
- Texterkennung für PDFs, Scans, Bilder und Office-Dateien – Volltextsuche mit Wortgruppen und Ausschlüssen
- Auto-Klassifizierung über Google Document AI oder ComPDF: Datum, Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag
- Ordnerrechte je Mitarbeiter, Dokumentarten mit Fristen und eigene Attribute
- Eingangsrechnungen an BuchhaltungsButler übergeben – inklusive Buchungssatz
Gemacht für Betriebe, die anpacken.
mein-crm.cloud ist im Alltag eines IT-Systemhauses entstanden und passt überall dort, wo Arbeitszeit, Angebote, Rechnungen und Service zusammenkommen.
IT-Dienstleister & Systemhäuser
Tickets mit Zeiterfassung, Serviceberichte als Rechnung, Wartungsverträge, Microsoft-365-Lizenzen und Distributor-Preise in Echtzeit.
Handwerk & Technik
Mobile Stempeluhr für die Baustelle, Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen mit E-Rechnung, Lager mit Seriennummern.
Dienstleister & Agenturen
Kundenkartei mit Kontakthistorie, wiederkehrende Rechnungen aus Verträgen, Verkaufschancen und Mailings an Ihre Kunden.
Handel & Vertrieb
Artikel mit Kalkulation und Preisgruppen, Lieferanten-Schnittstellen, Kreditlimit, Provisionen und Lagerbestände über mehrere Standorte.
Verbunden mit den Diensten, die Sie schon nutzen.
mein-crm.cloud spricht mit Ihrer Buchhaltung, Ihrer Bank, Ihrer Telefonanlage und Ihren Lieferanten – Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
Ihre Daten kommen mit. Ohne Abtippen.
Die Alternative zu open3a, timr, osTicket und ecoDMS – mit Übernahme Ihrer bestehenden Daten.
Sie arbeiten heute mit open3a, timr, osTicket oder ecoDMS? Die eingebauten Importe übernehmen Kunden, Artikel, Belege, Verträge, Tickets, Zeiten und Dokumente – wiederholbar und ohne Dubletten. So testen Sie in Ruhe und importieren am Umstiegstag einfach erneut.
Registrieren
Pakete wählen, E-Mail-Adresse bestätigen – Ihr eigener Mandant mit eigener Datenbank wird automatisch eingerichtet.
Übernehmen
Daten aus dem Altsystem importieren und in der Vorschau prüfen. Abgeschlossene Zeiträume bleiben unangetastet.
Einrichten
Logo, Nummernkreise, Textbausteine, Mitarbeiter und Rechte anlegen – Ihre Mitarbeiter erhalten eine Einladung.
Loslegen
Am Stichtag erneut importieren und produktiv starten. Wir begleiten Sie auf Wunsch persönlich.
So arbeiten Sie, wie Sie es mögen.
Vier Navigations-Layouts zur Wahl, eine globale Suche mit Tastenkürzel, „+ Neu“ von überall und eine schlanke mobile Seite für unterwegs.
Ihre Daten. Gut geschützt.
Als IT-Systemhaus wissen wir, worauf es ankommt. Sicherheit ist bei mein-crm.cloud kein Zusatz, sondern Grundlage der Architektur.
Eigene Datenbank
Jeder Kunde erhält eine eigene Datenbank mit eigenem Zugang – Ihre Daten liegen nie in einem gemeinsamen Topf.
2-Faktor-Anmeldung
Per E-Mail-Code oder Authenticator-App, Pflicht für Administratoren. Schutz vor Passwort-Raten je Konto und IP-Adresse.
Verschlüsselt
Zugangsdaten zu Schnittstellen und Authenticator-Schlüssel werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert, die Übertragung läuft über HTTPS.
Feine Rechte
Rechte je Modul, Funktion und Aktion – ansehen, anlegen, bearbeiten, löschen. Dazu sichtbare Belege nur eigene oder ausgewählte.
Lückenlose Protokolle
Änderungen an Buchungen, Abwesenheiten, Belegen und Dokumenten werden mit Grund, Zeit und Person protokolliert.
Gehärtete Anwendung
Strenge Content-Security-Policy, CSRF-Schutz für jedes Formular, HSTS und geprüfte ausgehende Verbindungen.
Sitzungsschutz
Automatische Abmeldung nach Inaktivität. Eine Passwortänderung meldet alle anderen Sitzungen und gemerkten Geräte ab.
Support nur mit Freigabe
Unser Support erhält nur Zugang, wenn Ihr Administrator ihn zeitlich befristet freischaltet – danach wird er automatisch gelöscht.
Sie zahlen nur, was Sie nutzen.
mein-crm.cloud wird monatlich abgerechnet. Jedes Modul hat eine eigene Grundgebühr – kombinieren Sie frei. Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer.
+ je Mitarbeiter
Eine Anzahl Mitarbeiter ist inklusive, jeder weitere aktive Mitarbeiter mit Zeiterfassung wird einzeln berechnet.
- Reine Faktura-Benutzer kosten keine Mitarbeitergebühr
- Ein- und Austritte tagesgenau
+ Belegkontingent
Je Belegart ein monatliches Inklusiv-Kontingent – oder unbegrenzt. Weitere Belege werden einzeln nachberechnet.
- Gezählt werden nur festgeschriebene Belege
- Entwürfe, Gutschriften und importierte Altbelege sind frei
eine Grundgebühr
CRM, Tickets, Dokumente, Lager und Buchhaltung schalten Sie bei Bedarf einzeln dazu.
- Monatlich im Voraus
- Module jederzeit erweiterbar
Die aktuellen Pakete mit allen Preisen sehen Sie bei der Registrierung, bevor Sie sich festlegen.
Gut zu wissen.
Für wen ist mein-crm.cloud gedacht?
Für kleine und mittlere Unternehmen, die Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Kundenbetreuung und Service nicht in vielen einzelnen Programmen pflegen möchten – Handwerksbetriebe, IT-Dienstleister, Agenturen, Händler und Dienstleister aller Art. Entstanden ist die Software im Alltag unseres eigenen IT-Systemhauses.
Muss ich etwas installieren?
Nein. mein-crm.cloud läuft vollständig im Browser – am PC, Tablet und Smartphone. Für das Stempeln unterwegs gibt es eine eigene mobile Seite, die Sie wie eine App auf den Startbildschirm legen können.
Kann ich E-Rechnungen schreiben und empfangen?
Ja. Je Kunde legen Sie fest, ob er ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML nach EN 16931), XRechnung 3.0 oder ein klassisches PDF erhält. Fehlen Pflichtangaben wie die Leitweg-ID, weist der Beleg darauf hin. Eingehende Rechnungen archivieren Sie im Modul Dokumente, werten sie automatisch aus und übergeben sie an die Buchhaltung.
Ist die Software GoBD-konform?
Belege werden beim Festschreiben nummeriert und sind danach unveränderlich; Korrekturen erfolgen über Storno und Gutschrift. Das Dokumentenarchiv speichert Dateien unverändert, verkettet Versionen und Protokolle per Prüfsumme und lässt das Löschen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu. Ihre Verfahrensdokumentation erstellen Sie bequem mit verfahrensdokumentation.app.
Kann ich meine Daten aus open3a übernehmen?
Ja – sogar sehr umfassend: Kunden mit Ansprechpartnern, Artikel, Belege mit Positionen und Zahlungen, Mahnungen, Verträge, das Ticketsystem und die Zeiterfassung. Der Import ist wiederholbar und überspringt bereits Übernommenes. Ebenso gibt es Importe für timr, osTicket und ecoDMS.
Wie werden meine Mitarbeiter eingebunden?
Ihr Administrator legt Mitarbeiter an, die daraufhin eine Einladung per E-Mail erhalten. Über Rollen (Mitarbeiter, Abteilungsleitung, Personal, Administrator) und Rechte je Modul und Funktion bestimmen Sie genau, wer was sehen und tun darf.
Können meine Kunden selbst Tickets anlegen?
Ja – per E-Mail an Ihre Ticketadresse oder im Kundenportal. Dort sehen Ansprechpartner ihre eigenen Tickets, antworten mit Dateien und buchen vorgeschlagene Termine. Ein Ticketmaster je Firma sieht alle Tickets seines Unternehmens und kann Freigaben erteilen.
Wie ist die Vertragslaufzeit?
Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Laufzeit und Kündigungsfrist richten sich nach dem gewählten Paket – Sie sehen sie bei der Registrierung, bevor Sie sich festlegen. Endet der Vertrag, wird Ihr Zugang automatisch beendet.
Wer steckt hinter mein-crm.cloud?
Die 360° IT- und Elektrotechnik e.K. aus Bremen-Nord – ein IT-Systemhaus, das seit über zehn Jahren Unternehmen als externe IT-Abteilung betreut. Sie erreichen uns persönlich per Telefon und E-Mail – ohne Callcenter.
Bereit für weniger Verwaltung?
Registrieren Sie sich direkt online oder lassen Sie sich von uns beraten. Wir zeigen Ihnen mein-crm.cloud gern in einer persönlichen Vorführung und unterstützen Sie beim Umstieg.